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Erwartungsmanagement

Sabine Bachmayer

Umgang mit Erwartungen und Druck

Wer kennt es nicht? Da lässt mal wieder jemand seinen ganzen Frust an Dir aus oder macht ordentlich Druck. Bekannt aus Arbeitsleben und Privatleben. Schnell entsteht das Gefühl in die Enge getrieben zu sein und die Erwartungen erfüllen zu wollen.

Ich kenne diese Situationen zu gut.

Wie auch generell im Stress-Management ist die Schlüsselfrage: Kann der Stress gerade etwas bewirken?

Wenn die Antwort darauf nein ist, wirst Du die einzige Person sein, die unter dem Stress leidet. Er ist für niemanden nützlich. Personen machen Stress und Druck, wenn sie das Gefühl haben nicht gehört zu werden oder nicht ernst genommen zu werden. Deine Aufgabe ist es, in genau diesen Momente das Gefühl zu vermitteln und gleichzeitig den Stress von Dir abzuweisen.

  • Der Stress kann nichts bewirken

    Baue den Stress ab und mache Dich frei davon. Der Stress, in Form zusätzlicher Energie durch die stresshormone, kann Dir gerade nichts bringen. Du kannst den Stress nicht kanalisieren. Gib dem Gegenüber das Gefühl, dass er gehört wurde. Befreie Dich selbst aber von dem "Problem". 


    1) mental: "Es ist, wie es ist." und "Das darf gerade so sein."

    2) mental: "Ich bin dafür. Die Alternativen sind mir derzeit zu teuer."

    3) Aktion: Wähle Möglichkeiten - Crazy 8*: insgesamt acht Lösungsmöglichkeiten definieren: "Was könnte ich jetzt tun...?". 

    4) Aktion: souveräne Kommunikation, WIN WIN Situation. 

    5) mental (dauerhafte Einstellung): "Ich trenne meine Leistung vom Ergebnis. Wird von mir etwas erwartet, das ich nicht beeinflussen kann, spreche ich das an, verantworte es jedoch nicht."

    6) mental (dauerhafte Einstellung): "Ich tue mein Bestes, so gut ich heute kann."

    7) körperlich: Bewegung, Arbeit mit den Händen (Raus aus dem Kopf)

  • Der Stress kann etwas bewirken

    Dann nutze die kurzfristig vom Körper zur Verfügung gestellte zusätzliche Energie vom Körper und kanalisiere den Stress. Wichtig hierbei ist ein definiertes, klares Ende - in wenigen Stunden. Dadurch werden die ausgeschütteten Stresshormone verwendet und dadurch reduziert. Beende dann die Stressreaktion aktiv und genieße die Entspannung. 

Gefühl der Sicherheit

  • Transparenz
  • Erreichbarkeit
  • Planung
  • Puffer
  • Kompetenz

je mehr Transparenz, desto einfacher die Selbstorganisation, Sicherheit & Kommunikation.

Erwartungsmanagement

Stress ist der Konflikt zwischen Erwartung und Realität

Deine Aufgabe ist es, den Konflikt zwischen Erwartung und Realität gering zu halten. Es ist sehr viel klüger, mit Erwartungen, die nicht erfüllt werden können, transparent umzugehen und dies zu kommunizieren, statt falsche Erwartungen zu wecken. Ich kenne das besonders aus meinen ersten Berufsjahren, dass man das Gefühl hat viel zu versprechen und liefern zu wollen, wäre super. Und das ist es auch, wenn dann geliefert werden kann. Das wichtigste Learning ist also, dass die Liefertreue und Zuverlässigkeit, von dem was ich versprochen habe, sehr viel wichtiger ist, als die Menge an dem was ich verspreche. Kurz gesagt: versprich lieber weniger und liefere es zuverlässig und verbindlich aus, anstatt - zwar gut gemeint -  zu viel zu versprechen und es nicht halten zu können.

1) Liefertreue ist sehr viel wichtiger als "viel zu versprechen".

2) Tausche lieber Prioritäten, statt Arbeit über Arbeit zu stapeln, mit dem Wissen, dass eh alles "eng wird" und kaum zu schaffen ist.


Des weiteren hilft eine Visualisierung der Arbeit. Im Berufsleben gibt es seit langem die Praktiken des Kanban-System. Diese wurde aufgrund massivem Erfolgs von Toyota mit diesem System mittlerweile auf der ganzen Welt und in nahezu fast allen Firmen angewendet. Bei Kanban visualisiert man Arbeit mit dem Ziel zur Verfügung stehende Kapazitäten und Anforderungen auszubalancieren und vor Überlastungen zu schützen.

Verbindlichkeit aufbauen

Ergänzende Info: Warum es eine ganz schlechte Idee ist, alles mit plötzlich hoher Prio zu behandeln


☄️ WEG FREI 🔝 ein ganz wichtiges Thema kommt plötzlich reingeflattert

Deinen strukturierten Alltag von diesen Themen regelmäßig und unterbrechen zu lassen ist das  gefährlichste und teuerste Reagieren, dass es in deinem Arbeitsalltag gibt und deshalb muss diese Priorisierung aus vielerlei Hinsicht nur im aller äußersten Notfall gezogen werden.

☝️ Dir MUSS absolut klar sein, was Du mit dieser Priorisierung bewirkst!

Was passiert also, wenn ein solches Thema rein flattert?

Wir lassen alles, wirklich alles stehen und liegen und jeder fokussiert sich genau darauf, dieses Thema mit maximaler Geschwindigkeit durch den notwendigen Workflow zu bewegen:

✅ Wir beenden unsere aktuelle Arbeit SOFORT und machen keinen sinnvollen Schnitt
✅ Wir arbeiten uns SOFORT in den Kontext des Blockers ein
✅ Wir arbeiten nur an diesem Fall und tun alles dafür, dass es möglichst schnell ABGESCHLOSSEN wird.

ABER was heißt das für unser globales Arbeiten?
⚠️ ALLES andere, das Du fallen lässt und geplant war, verzögert sich.
⚠️ ALLE Aufgaben, die Du fallen lässt, benötigen mehr Zeit als ursprünglich geplant und notwendig gewesen wären.
⚠️ Die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler oder Bugs entstehen, steigt DRASTISCH.
⚠️ Deine Mitarbeiter stehen unter starkem STRESS.
⚠️ Das Risiko, dass getroffene DEADLINES knapp oder gerissen werden steigt.

Deshalb musst Du dir absolut bewusst sein, welche Auswirkung das Einstreuen einer solchen Priorität auf das gesamte Projekt hat.

✅ -> Beispiele
“Neben Erdbeeren und Schokostreusel, landen auch Glassplitter im Joghurt”
“Dein Webshop, als relevante Einnahmequelle ist nicht erreichbar”

🚫 ->
“Der Chat auf unserer Landingpage funktioniert nicht.”
“Das Radio in deinen Fahrzeugen schaltet sich automatisch aus.”

Wie sieht Dein Entscheidungsprozess hinsichtlich Priorisierung aus? Achtest Du überhaupt darauf oder ist es mehr oder weniger Gefühlssache? Mache Dir bewusst, dass man heute damit Punkte macht, in dem man selektiv auf Reize reagiert und nicht auf alle Reize reagiert, die einen erreichen.


Auch hier ist die zentrale Frage wieder: Kann der Stress gerade etwas bewirken, oder sollte ich die hohe Wichtigkeit und Dringlichkeit herausnehmen um in Ruhe daran zu arbeiten?

Ich habe eine Frage
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